Die Nachkalkulation vergleicht, was Sie für einen Auftrag kalkuliert haben (Soll), mit dem, was er tatsächlich gekostet hat (Ist). Erst damit wissen Sie, ob der Auftrag Geld gebracht hat, und an welcher Stelle Ihre Kalkulation daneben lag.
Wer nicht nachkalkuliert, schätzt beim nächsten Angebot wieder mit denselben Annahmen.
Vorkalkulation und Nachkalkulation
Die Vorkalkulation ist das Soll: Lohnstunden, Material, Nebenkosten, Gemeinkosten und Gewinn, so wie sie im Angebot stehen. Die Nachkalkulation ist das Ist: die Stunden, die tatsächlich geleistet wurden, das Material laut Lieferscheinen und Rechnungen und die Nebenkosten, die wirklich angefallen sind.
Die Differenz zeigt, wo Sie zu knapp oder zu großzügig gerechnet haben. Wie die Vorkalkulation aufgebaut ist, steht im Leitfaden zum Stundensatz.
Schritt 1: Daten sammeln
Für jeden Auftrag brauchen Sie:
- die geleisteten Arbeitsstunden, je Mitarbeiter und möglichst je Arbeitsschritt
- den Materialverbrauch laut Lieferscheinen und Rechnungen
- die Nebenkosten wie Gerüst, Entsorgung und Maschinenmiete
- die Nachträge und was sie gekostet haben
Der Engpass ist fast immer die Zeiterfassung. Schreiben Ihre Mitarbeiter ihre Stunden nicht auf den Auftrag, können Sie nicht nachkalkulieren. Eine tägliche Notiz, wer wie lange an welchem Auftrag gearbeitet hat, reicht für den Anfang. Digital geht die Auswertung schneller, weil niemand die Zettel abtippen muss.
Schritt 2: Soll und Ist gegenüberstellen
Stellen Sie die kalkulierten Werte den tatsächlichen gegenüber, Position für Position. Ein Beispiel aus einer Badsanierung im Altbau:
| Position | Soll | Ist | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Stunden Abbruch | 16 Std. | 22 Std. | +37,5 % |
| Stunden Fliesen | 40 Std. | 38 Std. | -5,0 % |
| Lohnkosten, 55 € je Stunde | 3.080 € | 3.300 € | +7,1 % |
| Material Fliesen | 2.400 € | 2.580 € | +7,5 % |
| Material Kleber und Fugenmasse | 320 € | 350 € | +9,4 % |
| Entsorgung | 400 € | 680 € | +70,0 % |
| Kosten gesamt | 6.200 € | 6.910 € | +11,5 % |
Der Auftrag hat 710 € mehr gekostet als kalkuliert. Am meisten machen die Entsorgung aus, 280 € oder 70 % mehr als angesetzt, und der Lohn mit 220 €. Beim Lohn liegt es am Abbruch, der sechs Stunden länger gedauert hat, während das Fliesenlegen zwei Stunden schneller ging.
Schritt 3: Abweichungen deuten
Eine Abweichung hat eine von zwei Ursachen, und es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten.
War die Vorkalkulation falsch, zum Beispiel weil zu wenig Abbruchstunden oder eine zu niedrige Entsorgungspauschale angesetzt waren, passen Sie die Kalkulation an.
Lag es an der Ausführung, etwa an einem unerwarteten Untergrund, einem defekten Gerät oder einem neuen Mitarbeiter, der noch eingearbeitet wurde, ändern Sie den Ablauf und lassen die Kalkulation, wie sie ist. Passen Sie in diesem Fall die Kalkulation an, werden Ihre nächsten Angebote zu teuer.
Legen Sie eine Schwelle fest, ab der Sie eine Position genauer ansehen, zum Beispiel 10 %. Kleinere Abweichungen gleichen sich über mehrere Aufträge oft aus.
Schritt 4: Die Werte in die Kalkulation zurückspielen
Diesen Schritt lassen viele aus, obwohl erst er die Nachkalkulation nützlich macht. Übernehmen Sie das Ergebnis in Ihre Kalkulationsgrundlagen:
- Abbruchzeiten im Altbau mit dem gemessenen Wert statt mit dem Wert für den Neubau
- Entsorgung mit den Preisen von der letzten Containerrechnung
- Verschnitt mit dem tatsächlichen Verbrauch
Ein Beispiel: Ein Fliesenleger kalkuliert den Abbruch alter Fliesen im Altbau mit 1,5 Stunden pro Quadratmeter. Die Nachkalkulation mehrerer Aufträge zeigt 2,0 bis 2,3 Stunden, weil der alte Kleber fester sitzt als angenommen. Ab dem nächsten Angebot rechnet er mit 2,1 Stunden. Bei 30 m² Abbruch im Jahr sind das 18 Stunden, die vorher in keinem Angebot standen.
Schreiben Sie solche Werte in eine einfache Liste. Nach zehn Aufträgen haben Sie zehn korrigierte Erfahrungswerte.
Wie viel Aufwand je Auftrag?
Nicht jeder Auftrag braucht dieselbe Tiefe.
Bei großen Aufträgen, etwa ab 20.000 €, lohnt sich der Vergleich Position für Position, weil schon wenige Prozent Abweichung viel Geld sind.
Bei mittleren Aufträgen zwischen 5.000 und 20.000 € reichen die Hauptkostenarten Lohn, Material und Nebenkosten. Genauer hinsehen müssen Sie nur dort, wo die Abweichung über Ihrer Schwelle liegt.
Kleinaufträge unter 5.000 € werten Sie gesammelt aus, zum Beispiel einmal im Quartal. Liegt die Summe von 30 Kleinaufträgen deutlich über dem Soll, stimmt etwas an der Kalkulation grundsätzlich nicht.
Eine Rechnung, warum sich das lohnt
Nehmen wir einen Betrieb mit 20 Aufträgen im Jahr zu durchschnittlich 15.000 €. Liegt seine Kalkulation im Schnitt 10 % zu niedrig, fehlen ihm 30.000 € im Jahr. Die Nachkalkulation der 20 Aufträge kostet ihn, je nach Tiefe, 10 bis 20 Stunden. Welche Fehler in der Kalkulation am teuersten sind, steht in Die 10 häufigsten Kalkulationsfehler im Handwerk.
So machen wir es in Buildlr
In Buildlr stempeln Ihre Mitarbeiter in der App auf dem Projekt ein und aus, und ein GPS-Geofence bestätigt dabei die Baustelle. Auf dem Reiter Finanzen des Projekts sehen Sie den ursprünglichen Vertrag, die genehmigten Nachträge, die aktuelle Vertragssumme, was bereits abgerechnet ist und was noch offen ist. Wenn Sie eine Abschlagsrechnung erstellen, zeigt der Bereich Arbeitsfortschritt die geleisteten Stunden gegen die kalkulierten Stunden und die Lieferantenrechnungen gegen das Budget. Unter Finanzen und Auswertungen sehen Sie die kalkulierte Marge der aktiven Projekte und die echte Marge Ihres Betriebs für einen gewählten Zeitraum. Den Vergleich Position für Position machen Sie selbst, mit den Zeiteinträgen als Grundlage. Sie können Buildlr 30 Tage kostenlos testen.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich nachkalkulieren?
Bei Aufträgen ab etwa 5.000 € nach jedem Auftrag, kleinere Aufträge gesammelt einmal im Quartal. Wichtiger als die Häufigkeit ist, dass die Ergebnisse in die nächste Kalkulation einfließen.
Welche Abweichung zwischen Soll und Ist ist in Ordnung?
Das legen Sie selbst fest. Eine feste Schwelle, zum Beispiel 10 %, hilft, weil Sie dann nur die Positionen genauer ansehen, die darüber liegen. Liegen viele Aufträge in dieselbe Richtung daneben, ist die Vorkalkulation das Problem.
Brauche ich Software für die Nachkalkulation?
Nein. Eine Tabelle reicht, wenn die Stunden je Auftrag erfasst werden. Software spart vor allem das Abtippen von Stundenzetteln und Lieferscheinen.
Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation ermittelt vor dem Auftrag, was er kosten wird, und ist die Grundlage für das Angebot. Die Nachkalkulation ermittelt nach dem Auftrag, was er gekostet hat, und zeigt, wie gut die Vorkalkulation war.