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Kalkulation

Baukalkulation-Software im Vergleich: sechs Programme und Excel

Gustav Kyllenbeck
Von Gustav Kyllenbeck
7 Min. Lesezeit Zuletzt aktualisiert:

In einer Bitkom-Umfrage unter 504 Handwerksbetrieben sagten 72 Prozent, sie hätten zu viel zu tun, um sich mit der Digitalisierung zu beschäftigen. Gleichzeitig verschicken 68 Prozent ihre Angebote bereits digital. Viele Betriebe kalkulieren also in Excel und schicken das Angebot als PDF, und die Frage ist, ob sich ein eigenes Programm für Kalkulation und Angebot lohnt.

Dieser Vergleich stellt sechs Programme und Excel nebeneinander. Buildlr ist unser eigenes Produkt. Für die anderen Anbieter steht hier nur, was sie selbst auf ihren Websites angeben, mit dem Datum, an dem wir es geprüft haben. Bewertungen wie „einfach“ oder „veraltet“ lassen wir weg, weil sie sich nicht überprüfen lassen.

Was ein Kalkulationsprogramm können sollte

  • Vorlagen für die Leistungen und Materialien Ihres Gewerks, die Sie anpassen können
  • die Berechnung von Mengen, Lohn, Material, Gemeinkosten und Gewinn ohne eigene Formeln
  • ein Angebot direkt aus der Kalkulation
  • eine Verbindung zu dem, was nach dem Angebot kommt: Projekt, Zeiterfassung, Nachträge und Rechnung
  • eine Schnittstelle zu Ihrem Steuerberater, meist DATEV

Wie Sie die Zahlen ermitteln, mit denen jedes dieser Programme rechnet, steht im Leitfaden zum Stundensatz.

Die Programme im Überblick

Alle Preise netto pro Monat, laut den Preisseiten der Anbieter, geprüft am 13. Oktober 2026.

ProgrammEinstiegspreisPreismodellUmfang laut Anbieter
Buildlr0 € Grundgebühr0,35 % jeder über Buildlr gesendeten Rechnung, höchstens 750 € im Monat, unbegrenzte NutzerKunden, Kalkulation, Angebot mit Online-Freigabe, Projekt, Nachträge, Zeiterfassung, Rechnung
Plancraft59,90 € bei Jahreszahlung, 74,90 € monatlichPaket mit 1 bis 3 Büro-Nutzern, weitere Nutzer gegen AufpreisKalkulation, Angebot, Rechnung, Zeiterfassung, Projektübersicht, DATEV-Export
HERO69 € bei Jahreszahlung, 79 € monatlichPaket mit 1 Lizenz, weitere Lizenzen 22 bis 79 €Kunden, Kalkulation, Projekte, Zeiterfassung, Rechnung, Mahnwesen, DATEV-Schnittstelle
openHandwerk45 € je Büro-Nutzer, 35 € je gewerblichem Nutzer (Jahresvertrag)pro Nutzer, günstiger bei 24 oder 36 Monaten LaufzeitAngebot, Vorkalkulation, Projekt, Zeiterfassung, Rechnung, Nachkalkulation, DATEV
ToolTime79 € (Solo), 149 € (bis 5 Mitarbeiter), 299 € (bis 10) im JahresaboPaket nach Teamgröße, monatlich 89 bis 329 €Angebot mit Kalkulation, Planung, Zeiterfassung, Rechnung, Aufmaß, DATEV gegen Aufpreis
TAIFUNPreise auf AnfrageLizenz, lokal installiert oder als CloudTAIFUN Handwerk für kleine, TAIFUN openBusiness für größere Betriebe, DATEV als Modul
Excel und WordMicrosoft-365-Lizenzpro Nutzerwas Sie selbst bauen

ToolTime gibt auf der Preisseite nicht an, ob die Preise netto oder brutto sind, und nennt für das erste Vertragsjahr niedrigere Aktionspreise. Bei TAIFUN gibt es nur für das Cloud-Hosting einen veröffentlichten Preis.

Alle sechs Anbieter haben eine App für die Arbeit auf der Baustelle.

Die Anbieter einzeln

Buildlr

Buildlr deckt den Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung ab: Kunden, Kalkulation, Angebot, Projekt mit Plan, Nachträge, Zeiterfassung mit GPS-Einstempeln und Rechnung. In der Kalkulation wählen Sie den Leistungsumfang, und Buildlr schlägt Aufgaben und Materialien vor und prüft Abhängigkeiten, zum Beispiel ob zu den Fliesen in der Dusche eine Abdichtung kalkuliert ist. Das Angebot geht als PDF mit einem Link an den Kunden, über den er online freigibt, und Sie sehen, wann er es geöffnet hat.

Es gibt keine Grundgebühr und keine Kosten pro Nutzer. Buildlr berechnet 0,35 % jeder Rechnung, die Sie über Buildlr senden, höchstens 750 € im Monat. Bei 500.000 € Jahresumsatz, der vollständig über Buildlr abgerechnet wird, sind das 1.750 € im Jahr oder rund 146 € im Monat. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte.

Plancraft

Plancraft verkauft drei Pakete mit einem bis drei Büro-Nutzern. Weitere Büro-Nutzer kosten 49,90 bis 59,90 €, mobile Nutzer 19,90 bis 24,90 € im Monat, je nach Zahlungsweise. Laut Anbieter gehören Kalkulation, Angebot, Rechnung, Zeiterfassung und eine Projektübersicht dazu, Nachkalkulation in den größeren Paketen. Aus Sprache, Text oder Bildern erstellt eine KI einen Angebotsentwurf aus Ihren Stammdaten.

Für ein Team mit fünf Nutzern kommen Sie nach der Preisliste auf rund 140 bis 370 € im Monat, je nach Paket, Zahlungsweise und Verhältnis von Büro- zu mobilen Nutzern.

HERO

HERO bietet drei Stufen. HERO Select ist laut Anbieter für Betriebe mit bis zu fünf Mitarbeitenden gedacht, HERO OS und HERO OS Plus kosten ab 119 € beziehungsweise ab 299 € im Monat bei Jahreszahlung, OS Plus mit kostenpflichtiger Einrichtung. Zum Umfang gehören Kundenverwaltung, Kalkulation, eine Projekt-Pipeline, Zeiterfassung, Rechnung und Mahnwesen. Ab HERO OS erstellt „HERO Command“ einen Angebotsentwurf aus Text oder Spracheingabe. Es gibt Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office.

openHandwerk

openHandwerk rechnet pro Nutzer ab und unterscheidet Büro-Nutzer und gewerbliche Nutzer. Je länger die Laufzeit, desto niedriger der Preis. Laut Anbieter umfasst das Programm Angebote, Vorkalkulation, Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungen, Mahnwesen und eine Nachkalkulation sowie eine DATEV-Übertragung.

ToolTime

ToolTime staffelt nach Teamgröße: Solo, Team bis fünf und Max bis zehn Mitarbeiter. Im Max-Paket kosten weitere Lizenzen 29,90 € pro Mitarbeiter. Laut Anbieter gehören Angebote mit Kalkulation und Großhändler-Anbindung, Baustellen- und Terminplanung, Zeiterfassung, Aufmaß und Rechnungen dazu. Die DATEV-Schnittstelle kostet 19 € im Monat extra.

TAIFUN

TAIFUN unterscheidet zwischen TAIFUN Handwerk für kleine Betriebe und TAIFUN openBusiness, einer ERP-Software für größere Betriebe. Beide lassen sich lokal installieren oder über die TAIFUN Cloud nutzen, dazu gibt es Apps für unterwegs. DATEV ist als Zusatzmodul erhältlich. Preise veröffentlicht TAIFUN bewusst nicht.

Excel und Word

Excel kostet Sie nichts außer der Microsoft-365-Lizenz, und Sie kennen es. Alles andere bauen Sie selbst: Vorlagen, Formeln, den Weg vom Angebot zur Rechnung. Fehler entstehen vor allem an kopierten Formeln mit falschen Zellbezügen und an Preisen, die seit dem letzten Jahr niemand aktualisiert hat. Für einen Betrieb, der wenige, ähnliche Angebote schreibt, kann das reichen.

Wie Sie auswählen

Rechnen Sie das Preismodell mit Ihren eigenen Zahlen durch. Bei Preisen pro Nutzer steigen die Kosten mit jedem Mitarbeiter, der die App auf der Baustelle braucht. Bei Buildlr steigen sie mit dem Umsatz, den Sie über Buildlr abrechnen, bis zur Obergrenze. Einen Vergleich für einen Betrieb mit zehn Nutzern finden Sie auf unserer Preisseite.

Legen Sie fest, welche Teile des Ablaufs das Programm abdecken soll. Brauchen Sie nur Angebote, oder auch Zeiterfassung, Nachträge und Rechnungen? Jedes Programm, das Daten an ein anderes übergeben muss, kostet Zeit beim Abtippen.

Prüfen Sie die Vorlagen für Ihr Gewerk. Ein Maler braucht andere Leistungen als ein Installateur. Fehlen sie, verbringen Sie die ersten Wochen damit, sie anzulegen.

Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Schnittstelle er braucht, bevor Sie sich entscheiden.

Und testen Sie mit einem echten Auftrag. Die meisten Anbieter bieten eine Testphase an. Kalkulieren Sie einen Auftrag, den Sie schon einmal von Hand gerechnet haben, und vergleichen Sie Zeit und Ergebnis.

Häufige Fragen

Was kostet eine Kalkulationssoftware für Handwerker?

Bei Jahreszahlung beginnen die Programme in diesem Vergleich bei 45 € je Büro-Nutzer (openHandwerk), 59,90 € (Plancraft), 69 € (HERO) und 79 € (ToolTime) im Monat. Die größten Pakete kosten rund 250 bis 345 € im Monat, und weitere Nutzer kommen meist dazu. Buildlr hat keine Grundgebühr und berechnet 0,35 % der gesendeten Rechnungen, höchstens 750 € im Monat.

Reicht Excel für die Kalkulation?

Für wenige, ähnliche Angebote ja. Je mehr Angebote, Mitarbeiter und Nachträge dazukommen, desto mehr Zeit kostet das Pflegen der eigenen Vorlagen und das Übertragen in Angebot und Rechnung.

Welche Programme haben eine DATEV-Schnittstelle?

Laut den Anbietern Plancraft, HERO, openHandwerk und TAIFUN, bei TAIFUN als Zusatzmodul, bei ToolTime gegen Aufpreis.

Quellen

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