Gemeinkosten sind alle Kosten des Betriebs, die sich keinem einzelnen Auftrag zuordnen lassen: Werkstattmiete, Fahrzeuge, Versicherungen, Steuerberater. Setzt man sie ins Verhältnis zu den Einzelkosten, meist den Personalkosten, erhält man den Gemeinkostenzuschlag.
Die Gemeinkosten fallen jeden Monat an, ob sie in einem Angebot stehen oder nicht. Fehlt der Zuschlag in der Kalkulation, zahlen Sie sie aus dem, was eigentlich Gewinn sein sollte.
Was zu den Gemeinkosten zählt
Räume: Werkstatt-, Lager- und Büromiete mit Nebenkosten wie Strom, Heizung, Wasser und Müllabfuhr.
Fahrzeuge: Leasing oder Finanzierung, Kfz-Versicherung, Kraftstoff, Wartung und Reparaturen, Hauptuntersuchung.
Werkzeug und Maschinen: Anschaffung, Ersatz, Reparaturen und, bei Prüfgeräten, die Kalibrierung.
Versicherungen: Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz, Inventar- und Elektronikversicherung, bei teuren Geräten eine Maschinenversicherung.
Verwaltung: Software für Buchhaltung, Kalkulation und Kommunikation, Telefon und Internet, Büromaterial und Porto, Steuerberatung.
Sonstiges: Beiträge zu Handwerkskammer und Innung, Weiterbildung, Werbung, Bankgebühren.
Ihr eigenes Gehalt gehört nicht dazu. Der kalkulatorische Unternehmerlohn zählt zu den Personalkosten. Wie das in den Stundensatz eingeht, steht im Leitfaden zum Stundensatz.
Die Formel
Als Prozentsatz:
Gemeinkostenzuschlag (%) = Gemeinkosten im Jahr / Einzelkosten im Jahr x 100
Einzelkosten sind meist die Personalkosten der produktiven Mitarbeiter, also Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile, einschließlich Ihres kalkulatorischen Unternehmerlohns.
Als Betrag je Stunde:
Gemeinkosten je Stunde = Gemeinkosten im Jahr / produktive Stunden im Jahr
Die zweite Form ist für Angebote oft praktischer, weil Sie sofort sehen, wie viele Euro jede Arbeitsstunde für die Gemeinkosten tragen muss.
Ein Beispiel
Ein Malerbetrieb mit einem Meister und zwei Gesellen hat 4.250 € Gemeinkosten im Monat, also 51.000 € im Jahr. Die Personalkosten liegen bei 163.068 €, die produktiven Stunden bei 3.250 (die Herleitung steht im Leitfaden zum Stundensatz).
- Gemeinkostenzuschlag: 51.000 € / 163.068 € = 31,3 %
- Gemeinkosten je Stunde: 51.000 € / 3.250 = 15,69 €
Jede Arbeitsstunde, die dieser Betrieb verkauft, muss also 15,69 € für die Gemeinkosten mitbringen, vor Wagnis und Gewinn.
Vier Posten machen in diesem Beispiel fast drei Viertel der Gemeinkosten aus: die Fahrzeuge mit 19.200 €, Werkstatt und Lager mit 9.600 €, Versicherungen und Steuerberatung mit je 4.200 €. Zusammen sind das 37.200 € oder 72,9 %.
Ein häufiger Rechenfehler
Der Zuschlag muss auf dieselbe Grundlage angewendet werden, auf der er berechnet wurde. Haben Sie ihn aus den vollen Personalkosten ermittelt, wenden Sie ihn auch auf die vollen Personalkosten an, nicht auf den Bruttolohn.
Ein Beispiel: Ein Geselle mit 3.400 € brutto kostet mit Arbeitgeberanteilen (Faktor 1,27) 4.318 € im Monat. 31,3 % auf 4.318 € sind 1.352 €. Wer die 31,3 % auf die 3.400 € anwendet, kommt nur auf 1.064 € und rechnet die Gemeinkosten um gut ein Fünftel zu niedrig.
Den eigenen Zuschlag ermitteln
Nehmen Sie die Gemeinkosten des letzten Jahres aus Ihrer Buchhaltung oder der Auswertung Ihres Steuerberaters. Fehlen die Zahlen, schreiben Sie drei Monate lang alle Ausgaben auf, die keinem Auftrag zuzuordnen sind, und rechnen Sie auf das Jahr hoch. Denken Sie an Posten, die nur einmal im Jahr anfallen, wie Versicherungen und Kammerbeiträge.
Wie hoch der Zuschlag in anderen Betrieben Ihres Gewerks ist, zeigt der Betriebsvergleich, den viele Handwerkskammern anbieten. Fragen Sie Ihren Betriebsberater bei der Kammer.
Den Zuschlag jedes Jahr prüfen
Gemeinkosten ändern sich. Die Verbraucherpreise stiegen 2024 und 2025 um je 2,2 % (Destatis), Versicherungsprämien und Mieten ändern sich, und mit einem neuen Mitarbeiter kommen oft ein Fahrzeug, Werkzeug und Platz dazu.
Prüfen Sie den Zuschlag deshalb einmal im Jahr, wenn die Zahlen des Vorjahres vorliegen, und zusätzlich bei größeren Änderungen: neuer Mitarbeiter, neues Fahrzeug, Umzug, neuer Steuerberater. Vergleichen Sie Ihre Kalkulation mit dem Jahresabschluss. Die Differenz zeigt, ob Sie zu knapp oder zu großzügig gerechnet haben.
Bei Elektrobetrieben treiben Prüfgeräte und ihre Kalibrierung die Gemeinkosten. Ein Beispiel steht in Stundensatz für Elektriker.
Häufige Fragen
Was ist ein normaler Gemeinkostenzuschlag im Handwerk?
Einen allgemeingültigen Wert gibt es nicht. Er hängt von Gewerk, Betriebsgröße, Werkstatt und Fahrzeugen ab. Im Beispiel eines Malerbetriebs mit drei Personen liegt er bei 31,3 % der Personalkosten. Vergleichswerte für Ihr Gewerk bekommen Sie über den Betriebsvergleich Ihrer Handwerkskammer.
Zählt mein eigenes Gehalt zu den Gemeinkosten?
Nein. Ihr kalkulatorischer Unternehmerlohn gehört zu den Personalkosten. Steuerlich ist er bei einem Einzelunternehmen oder einer Personengesellschaft keine Betriebsausgabe, sondern eine Entnahme. In der Kalkulation gehört er trotzdem zu den Kosten. Der Gewinn kommt danach obendrauf.
Wie oft sollte ich den Gemeinkostenzuschlag neu berechnen?
Einmal im Jahr und bei jeder größeren Änderung, etwa einem neuen Mitarbeiter, einem neuen Fahrzeug oder einem Umzug.
Quellen
- Destatis, Inflationsrate im Jahr 2024 bei +2,2 % und Inflationsrate im Jahr 2025 bei +2,2 %, abgerufen am 13. Oktober 2026
- Einkommensteuergesetz, § 4, abgerufen am 13. Oktober 2026